В рамках образовательной программы «Акселератор территорий» команда от 9 муниципальных районов Бурятии работает над проектом «Исключение потерь в документообороте. ЛИН мышление. 5С на рабочем месте». В составе команды - представители Баргузинского, Баунтовского эвенкийского, Бичурского, Джидинского, Еравнинского, Кабанского, Курумканского, Прибайкальского, Селенгинского районов.

Цель проекта - сокращение времени на документооборот, создание единой программы электронного документооборота, объединяющей органы исполнительной государственной власти и органы местного самоуправления всех уровней.

Команда ставит амбициозную цель перевести документооборот полностью в электронный вид, а также добиться оперативного исполнения поручений, уменьшения бумажного документооборота, повышения исполнительской дисциплины, сокращения издержек на приобретение бумаги, а также прорабатывает вопрос обеспечения мобильного доступа к документообороту в формате 24/7.

Автором проекта является Елена Ширибон, куратором - руководитель регионального проектного офиса Республики Бурятия Ирина Смоляк. Пилотными площадками по организации внедрения системы электронного документооборота стали Администрации Селенгинского района (Вадим Будажапов), Кабанского района (Дмитрий Гурулев).

Профессиональную помощь и поддержку команде оказывает трекер группы Юлия Воронцова, эксперты из других регионов Андрей Крылов и Мария Дрепа. Совместно с Юлией рассмотрены и использованы инструменты ЛИН: картирование потока создания ценности, а также работа с входящими, исходящими, внутренними организационными, распорядительными, информационно-справочными документами. Также рассмотрены лучшие практики на примере Тутаевского района Ярославской области в лице Дмитрия Юнусова.

Дмитрием Юнусовым в проекте «Муниципалитеты 2.0» проработаны очень важные темы: создание единой команды, мотивация, система оплаты труда среди сотрудников, построение цели, желание работать, командный дух, повышение квалификации, постоянный рост.

Дмитрий внедряет бережливые технологии, создал литературный клуб, где делится прочитанным с сотрудниками. Одной из внедряемой технологий является Кайдзен-мероприятия. Вся работа по созданию бережливого офиса должна быть организована в последовательные цепочки: планируй – делай – проверяй – воздействуй (PDCA). Цикл PDCA применяется для совершенствования всех процессов и решения возникающих проблем в течение многих лет. Кайдзен-мероприятие предполагает планирование, обучение персонала и реализацию цикла PDCA по мере внедрения инструментов бережливого производства.

Одним из важных критериев Дмитрий Юнусов отмечает работу с жителями, встречи с населением, как правильно общаться в социальных сетях, как правильно реагировать на жалобу, быть открытыми, идти на диалог между заинтересованными сторонами через совместное проектирование нужных им изменений на территории и вовлечение в процесс изменений и их внедрения.

«И самое главное - это обстановка в коллективе, она должна быть комфортной, позитивной, любите свою работу и уважайте людей» - рассказал Дмитрий Юнусов участникам акселератора.

Наталья Найданова, Баргузинский район